Документооборот для маркетплейсов Wildberries и Ozon: какие документы нужны

Торговля на Wildberries и Ozon кажется простой: загрузил товары, отгрузил на склад, получил деньги. Но за кадром остаётся документооборот, который часто ведут как попало — а потом получают вопросы от налоговой и расхождения в учёте. Разберём, какие документы реально нужны продавцу-ИП или ООО в 2026 году и как их не потерять.

Юридическая основа: оферта вместо договора

Главное, что удивляет новичков: с маркетплейсом вы не подписываете привычный двусторонний договор. Вместо этого при регистрации в кабинете вы присоединяетесь к публичной оферте площадки. Юридически это договор комиссии (или агентский договор): площадка от своего имени, но за ваш счёт продаёт товар покупателю и удерживает за это комиссию.

Из этого вытекают практические последствия:

• Площадка — комиссионер, вы — комитент (принципал). Собственником товара до продажи остаётесь вы.
• Условия меняются в одностороннем порядке: оферта и тарифы регулярно обновляются, и важно отслеживать редакции.
• Все приложения, регламенты, тарифные сетки — это часть договора, даже если вы их не читали.

Сохраняйте PDF действующей редакции оферты на дату начала работы. При споре или проверке это ваш основной документ, подтверждающий условия сделок.

Документы, которые вы получаете от маркетплейса

Маркетплейс формирует документы за вас и выкладывает их в личный кабинет. Ваша задача — регулярно их выгружать и хранить.

Отчёт о реализации (отчёт комиссионера)

Это ключевой документ. В нём построчно: что продано, по какой цене, сколько удержано комиссии, логистики, хранения, штрафов, и какая сумма к перечислению. Формируется обычно еженедельно (WB) или по периодам (Ozon).

Именно отчёт, а не банковская выписка, подтверждает вашу выручку. На счёт приходит сумма уже за вычетом удержаний, но доходом считается полная стоимость проданного товара.

УПД и счета-фактуры на услуги площадки

За свои услуги (комиссия, логистика, реклама, хранение) маркетплейс выставляет вам УПД или счёт-фактуру. Если площадка работает с НДС, в этих документах будет выделен налог. Эти документы — основание для учёта расходов и (при ОСНО) вычета НДС.

Прочие документы

• Акты о расхождениях при приёмке поставки на склад.
• Документы по возвратам и невыкупам — корректируют выручку.
• Счета и акты по платным сервисам (продвижение, буст, участие в акциях).

Какие документы готовите вы

Часть документооборота остаётся на стороне продавца — особенно если вы перепродаёте чужой товар или производите свой.

Для маркированных категорий (одежда, обувь, парфюм, шины и др.) обязателен учёт в системе «Честный знак» и передача кодов маркировки — уточняйте актуальный перечень категорий, он расширяется.

Как учитывать доходы и расходы

Это место, где продавцы теряют деньги и попадают на доначисления. Разберём на цифрах (значения иллюстративные).

Допустим, за неделю по отчёту продано товара на 100 000 ₽. Маркетплейс удержал комиссию и логистику 25 000 ₽, на счёт пришло 75 000 ₽.

• Доход для налога — 100 000 ₽ (вся реализация по отчёту), а не 75 000 ₽.
• Расход (если объект «доходы минус расходы») — 25 000 ₽ комиссии и услуг.

По налоговым режимам

1. УСН «Доходы» (6%). Налог считается со всей реализации — 100 000 ₽. Комиссию учесть в расходах нельзя, поэтому режим выгоден при высокой наценке.
2. УСН «Доходы минус расходы» (15%). Учитываете и выручку, и комиссию, и закупку товара. Нужны подтверждающие документы по каждому расходу.
3. Патент. Торговля через маркетплейс под патент не подпадает — это дистанционная торговля. Совмещать можно, но онлайн-продажи идут по УСН.

Точные ставки и лимиты по УСН уточняйте на актуальный год — они периодически пересматриваются. Помните и про порог дохода до 60 млн ₽, при превышении которого на УСН добавляются обязанности по НДС.

Дата признания дохода

Доход признаётся на дату продажи по отчёту, а не на дату поступления денег на счёт. Поэтому сверяйте период отчёта с периодом получения денег, особенно на стыке кварталов и года.

Частые ошибки и как их избежать

• Считают доходом сумму на счёте. Это занижение базы — налоговая увидит расхождение с данными маркетплейса (площадки передают сведения).
• Не выгружают отчёты вовремя. Старые периоды иногда становятся недоступны — выгружайте сразу и храните.
• Теряют документы на закупку. Без УПД от поставщика расход на «доходах минус расходы» не примут.
• Игнорируют корректировки по возвратам. Невыкупленный товар уменьшает доход — это нужно отражать.
• Путают эквайринг и комиссию. Удержания площадки — это её услуги, а не банковский эквайринг; учитываются по-разному.

Итог

Документооборот для Wildberries и Ozon строится вокруг трёх вещей: оферты как основы отношений, отчётов комиссионера как подтверждения выручки и ваших собственных документов на закупку и движение товара. Считайте доходом полную реализацию по отчёту, аккуратно учитывайте комиссию в расходах и не теряйте первичку от поставщиков.

Чтобы не сводить отчёты вручную, удобно вести счета, УПД и договоры с поставщиками в одном сервисе, который сам подставляет реквизиты и напоминает о налоговых сроках через календарь — так документооборот по маркетплейсам перестаёт быть головной болью.

Попробовать DocsFlow бесплатно →