Как нанять первого сотрудника: оформление и документы

Первый сотрудник — это рубеж: предприниматель перестаёт быть «сам себе бизнес» и становится работодателем со всеми обязанностями. Ниже — практичный порядок действий для ИП и небольшого ООО в 2026 году: что подписать, кого уведомить и каких ошибок избежать.

С чего начать: трудовой договор или ГПХ

Сначала определите формат отношений — от этого зависит весь дальнейший пакет документов.

• Трудовой договор — постоянная работа, график, рабочее место, подчинение правилам компании. Вы платите взносы, предоставляете отпуск и больничный.
• Договор ГПХ (подряд, услуги) — конкретный результат или проект, исполнитель сам организует работу. Меньше обязательств, но подходит не для всех задач.

Если человек ходит «на работу» каждый день и выполняет трудовую функцию, оформляйте трудовой договор. Подмена трудовых отношений договором ГПХ — частая причина доначислений и штрафов при проверке.

Документы, которые запрашиваются у работника

При приёме на трудовой договор будущий сотрудник предоставляет:

1. Паспорт.
2. СНИЛС (или сведения о нём).
3. Трудовую книжку — бумажную или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р/ЕФС-1), если книжка ведётся в электронном виде.
4. ИНН (по факту — для расчёта НДФЛ).
5. Документ об образовании или квалификации, если должность требует.
6. Документы воинского учёта для военнообязанных.

Снимать копии «впрок» и хранить лишние персональные данные не нужно — берите только то, что необходимо для оформления.

Пошаговое оформление приёма

Шаг 1. Заключите трудовой договор

Договор составляется в двух экземплярах (по одному каждой стороне) и подписывается до фактического начала работы. Обязательно укажите должность, размер оклада, режим работы, дату начала, испытательный срок (если есть — обычно до 3 месяцев).

Шаг 2. Издайте приказ и ознакомьте с документами

Издайте приказ о приёме на работу. Под подпись ознакомьте сотрудника с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и должностной инструкцией. Заведите личную карточку и трудовую книжку (или внесите электронную запись).

Шаг 3. Уведомьте фонды и ФНС

Самый «горящий» по срокам пункт. Сведения о приёме (подраздел 1.1 формы ЕФС-1) подаются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа.

Отчётность работодателя: что и когда сдавать

Появление сотрудника добавляет регулярные отчёты. Ориентировочные сроки на 2026 год (уточняйте актуальные значения и формы перед подачей):

С первой же зарплаты вы становитесь налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов.

Сколько стоит сотрудник: налоги и взносы

Помимо оклада, заложите в бюджет обязательные платежи. Цифры приведены для ориентира — ставки и лимиты уточняйте на дату расчёта.

• НДФЛ — удерживается из зарплаты работника (базовая ставка 13%, для высоких доходов выше). Это деньги сотрудника, но перечисляете их вы.
• Страховые взносы по единому тарифу — около 30% сверх зарплаты в пределах базы, далее по пониженной ставке.
• Взносы на травматизм — от 0,2% и выше в зависимости от класса риска.

Для субъектов МСП действует пониженный тариф на часть зарплаты свыше федерального МРОТ — это заметно снижает нагрузку. Проверьте, входите ли вы в реестр МСП.

Пример прикидки (иллюстративно)

Допустим, ИП Петров нанимает менеджера в компанию «Ромашка» с окладом 60 000 ₽:

• на руки сотрудник получает оклад за вычетом НДФЛ;
• НДФЛ работодатель перечисляет в бюджет;
• сверху начисляются страховые взносы — реальная стоимость сотрудника для бизнеса выше оклада.

Итоговая нагрузка зависит от применения тарифа МСП, поэтому считайте по своим данным.

Частые ошибки новичков-работодателей

• Допуск к работе без договора. Даже устная договорённость и фактический допуск означают трудовые отношения — оформляйте до начала работы.
• Просрочка ЕФС-1 о приёме. Срок — один рабочий день, штраф за нарушение реален.
• «Серая» зарплата. Доплаты в конверте — это неуплата НДФЛ и взносов с риском уголовной ответственности при крупных суммах.
• Нет кадровых документов. Отсутствие приказов, правил распорядка и согласия на обработку персональных данных всплывает при проверке ГИТ.

Вывод

Найм первого сотрудника — это не только трудовой договор, но и цепочка отчётов в ФНС и СФР с жёсткими сроками. Соберите документы работника, подпишите договор и приказ до начала работы, в тот же день подайте сведения о приёме и поставьте напоминания о ежемесячной и ежеквартальной отчётности. DocsFlow помогает не потеряться в этом: ведёт договоры и кадровые документы, формирует счета и УПД, а налоговый календарь напоминает о сроках платежей и отчётов по сотрудникам.