КУДиР: как вести книгу учёта доходов и расходов

КУДиР — книга учёта доходов и расходов — это главный налоговый регистр для тех, кто работает на УСН. Декларация по упрощёнке заполняется именно на её основе, поэтому от аккуратности книги напрямую зависит, сойдётся ли ваш налог с тем, что видит инспекция. Разберём, кто обязан её вести, как заполнять разделы и как не нарваться на штраф.

Кто обязан вести КУДиР

Книгу ведут все, кто применяет упрощённую систему налогообложения, — и ИП, и организации, независимо от объекта («доходы» или «доходы минус расходы»). Это не добровольный документ: обязанность прямо закреплена в Налоговом кодексе.

Отдельные нюансы по режимам:

• УСН 6% «доходы» — заполняются в основном доходы; расходы фиксируются только те, что уменьшают налог (например, страховые взносы).
• УСН 15% «доходы минус расходы» — заполняются и доходы, и расходы из закрытого перечня.
• Патент (ПСН) — ведут отдельную книгу учёта доходов (КУД), только по доходам, без расходной части.

Если вы совмещаете УСН и патент, на каждый режим ведётся своя книга. Подробнее о выборе между режимами — в материале патент или УСН.

Зачем нужна книга

КУДиР решает сразу несколько задач:

1. База для декларации. Итоговые суммы из книги переносятся в годовую декларацию по УСН.
2. Подтверждение при проверке. Инспекция вправе запросить книгу и сверить её с банковскими выписками и первичкой.
3. Внутренний контроль. По книге видно лимит дохода для сохранения права на УСН (ориентировочно доход до 60 млн ₽ для базовых ставок — уточняйте актуальные значения и коэффициент-дефлятор на год).

Книга ведётся кассовым методом: доход признаётся в день поступления денег, расход — в день оплаты при выполнении прочих условий. Поэтому предоплата клиента — уже доход, даже если работы ещё не сданы.

Структура книги: какие разделы заполнять

Форма КУДиР утверждена приказом ФНС и состоит из нескольких разделов. Заполнять нужно не все — это зависит от объекта налогообложения.

На УСН 6% основная работа — это Раздел I (доходы) и Раздел IV (взносы). На УСН 15% добавляются разделы по основным средствам и убыткам. Состав разделов в форме периодически уточняется, поэтому перед началом года сверяйтесь с действующей редакцией приказа ФНС.

Как заполняется Раздел I

Каждая операция записывается отдельной строкой в хронологическом порядке. По строке указывают:

• порядковый номер;
• дату и номер первичного документа (платёжка, чек, БСО, акт, УПД);
• содержание операции;
• сумму дохода или сумму расхода.

Записи группируются поквартально, по итогам каждого квартала и года выводятся итоги нарастающим итогом. Именно эти итоги и формируют налоговую базу.

Пример заполнения

Допустим, ИП Петров на УСН 6% за январь получил оплату от компании «Ромашка» (вымышленный ИНН 7700000001) и заплатил часть страховых взносов.

На УСН 6% взносы из строки 2 не попадают в Раздел I как расход — их отражают в Разделе IV, потому что они уменьшают сам налог, а не базу. На УСН 15% оплаченные и подтверждённые расходы из перечня шли бы в правую колонку Раздела I. Суммы здесь условные и приведены только для иллюстрации механики.

Бумажная или электронная форма

Закон допускает оба варианта — выбирайте удобный:

• Бумажная книга. Заводится до начала года, листы нумеруются и прошнуровываются, на последней странице указывается количество листов, ставится подпись и печать (если есть). Заверять в налоговой не нужно.
• Электронная книга. Ведётся в бухгалтерской программе, сервисе или таблице. По окончании года её распечатывают, прошивают и оформляют так же, как бумажную.

Хранить книгу нужно вместе с подтверждающими документами не менее установленного срока (ориентировочно 4–5 лет — уточняйте актуальные требования). Сдавать КУДиР в инспекцию вместе с декларацией не нужно, но по запросу при проверке предоставить обязаны.

Типичные ошибки

Расхождение книги с банком. Самая частая претензия: в выписке поступлений больше, чем в КУДиР. Сверяйте книгу с банковской выпиской хотя бы раз в месяц.

Учёт «не своих» поступлений как дохода. Возвраты, ошибочные платежи, пополнение счёта личными деньгами ИП доходом не являются. Их в доход включать не надо.

Расходы без первички на УСН 15%. Расход уменьшает базу только при наличии документа и оплаты. Нет акта или УПД — расход в книгу не ставим. Привычка вовремя закрывать месяц спасает от потери документов.

Списание товара сразу при закупке. Товары для перепродажи списываются по мере реализации, а не в момент оплаты поставщику.

Ведение задним числом. Восстанавливать книгу за год перед проверкой — рискованно: расхождения с выписками всплывают сразу. Лучше фиксировать операции по мере их совершения.

Коротко

КУДиР — это фундамент декларации по УСН: что попало в книгу, то и формирует налог. Ведите её хронологически и кассовым методом, заполняйте разделы под свой объект налогообложения, ежемесячно сверяйте с банком и не теряйте первичку. Поскольку форма книги и лимиты периодически меняются, актуальную редакцию приказа ФНС и значения лимитов всегда проверяйте на год.

DocsFlow ведёт учёт доходов и расходов по каждому юрлицу, подтягивает банковские операции и хранит счета, акты и УПД — так данные для КУДиР собираются автоматически, а календарь напоминает о сроках авансов и декларации.

Попробовать DocsFlow бесплатно →