Прослеживаемость товаров: что нужно знать импортёру

Система прослеживаемости товаров (НСПТ) — это контроль движения отдельных категорий импортных товаров от ввоза до выбытия. Для импортёра это не теоретическая обязанность, а ежедневная работа с документами: один пропущенный реквизит — и контрагент не примет ваш УПД, а налоговая увидит расхождение. Разберём, что именно нужно знать, если вы ввозите или перепродаёте такие товары.

Что такое прослеживаемость и кого она касается

Прослеживаемость — это национальная система учёта движения товаров по партиям. В отличие от маркировки «Честный знак», здесь нет физических наклеек: контроль ведётся исключительно в электронных документах через специальный реквизит — РНПТ (регистрационный номер партии товара).

Под систему попадает не весь импорт, а закрытый перечень товаров, утверждённый постановлением Правительства РФ. Исторически в него входят:

• холодильники и морозильники, стиральные машины;
• мониторы и проекторы, отдельные виды бытовой и промышленной электроники;
• автопогрузчики и бульдозеры;
• детские коляски и автокресла;
• отдельные виды металлоконструкций.

Перечень периодически расширяется, поэтому актуальный список и коды ТН ВЭД / ОКПД2 нужно проверять перед каждой новой поставкой.

Обязанность распространяется на всех участников оборота независимо от системы налогообложения — и на ОСНО, и на УСН, и на патенте. Если товар прослеживаемый, освобождения от учёта нет.

РНПТ: откуда берётся номер партии

РНПТ — ключевой реквизит всей системы. Для импортёра порядок зависит от страны происхождения.

Структура номера

РНПТ выглядит как составной код вида 10130010/240115/0001234/1, где зашифрованы код таможенного органа, дата регистрации декларации, её порядковый номер и номер товара. Один РНПТ — это одна партия, поэтому при дроблении поставки между покупателями номер сохраняется, а в документах указывается количество из конкретной партии.

Документооборот: где указывать реквизиты

Главное правило для импортёра и последующих продавцов: операции с прослеживаемыми товарами оформляются только электронными счетами-фактурами или электронными УПД через оператора ЭДО. Бумага здесь не работает — без ЭДО передать прослеживаемый товар юрлицу или ИП нельзя.

В документ при реализации добавляются обязательные реквизиты по каждой строке прослеживаемого товара:

1. РНПТ;
2. единица измерения по ОКЕИ;
3. количество товара в этой единице.

Если вы плательщик НДС — это электронный счёт-фактура или УПД со статусом 1. Если вы на УСН или патенте и НДС не платите, всё равно нужен электронный документ с реквизитами прослеживаемости — обычно УПД со статусом 2.

Отчётность по прослеживаемым товарам

Кроме реквизитов в документах, есть отдельная отчётность в ФНС. Сроки — ежеквартальные, не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (уточняйте актуальные даты в производственном календаре).

• Уведомление о ввозе — при ввозе товара из стран ЕАЭС.
• Уведомление об остатках — чтобы получить РНПТ на товар, который уже лежит на складе на момент включения в перечень.
• Уведомление о перемещении — при вывозе прослеживаемого товара в страны ЕАЭС.
• Отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами — его сдают, в частности, неплательщики НДС (УСН, патент), а также при выбытии товара, не отражаемом в декларации по НДС (передача в производство, утилизация, недостача).

Плательщики НДС значительную часть данных передают через декларацию по НДС, где появляются специальные разделы по прослеживаемости.

Типичные ошибки импортёра

• Бумажный документооборот. Передали прослеживаемый товар по бумажному УПД — нарушение порядка и риск, что покупатель откажется принимать поставку.
• Неверный или отсутствующий РНПТ. Ошибка в номере партии приводит к расхождениям в системе ФНС, которая сверяет данные продавца и покупателя.
• Несовпадение количества по партии. Если продали из партии больше, чем ввезли, система зафиксирует ошибку.
• Пропущенный отчёт. Особенно часто забывают про отчёт об операциях те, кто на УСН и патенте и привык, что «у нас отчётности почти нет».

Штрафы

Долгое время действовал переходный период без серьёзных санкций. С 2026 года ответственность за нарушения прослеживаемости поэтапно ужесточается: предусмотрены штрафы за непредставление и недостоверность отчётов, а также за отсутствие реквизитов в документах. Конкретные суммы и даты вступления в силу уточняйте по актуальной редакции КоАП РФ — они меняются.

Краткий чек-лист

1. Проверьте, входит ли товар в перечень прослеживаемых (по коду ТН ВЭД / ОКПД2).
2. Сформируйте или получите РНПТ на каждую партию.
3. Подключите ЭДО — без него легально продать прослеживаемый товар не получится.
4. Указывайте РНПТ, единицу ОКЕИ и количество в каждом счёте-фактуре или УПД.
5. Сдавайте квартальную отчётность и сверяйте остатки по партиям.

Прослеживаемость — это в первую очередь дисциплина документооборота: правильный РНПТ в нужной строке нужного электронного документа. Сервис DocsFlow помогает выставлять счета и УПД с обязательными реквизитами, вести учёт партий и не пропускать сроки отчётности благодаря налоговому календарю.