Счёт-фактура: когда нужна и как заполнить

Счёт-фактура — это специальный налоговый документ, по которому покупатель принимает НДС к вычету, а продавец отражает начисленный налог. Разберём, кто обязан её выставлять, в какие сроки, какие реквизиты обязательны и как документ связан с книгой продаж и расчётом НДС.

Что такое счёт-фактура и зачем она нужна

Счёт-фактуру часто путают со счётом на оплату, хотя это совершенно разные документы. Счёт на оплату — это коммерческое предложение перечислить деньги. Счёт-фактура — строго регламентированный налоговый документ, единственное основание для вычета НДС у покупателя.

Главные функции счёта-фактуры:

• подтвердить сумму НДС, предъявленную продавцом покупателю;
• дать покупателю право заявить НДС к вычету;
• сформировать записи в книге продаж (у продавца) и книге покупок (у покупателя);
• послужить источником данных для декларации по НДС.

Без корректной счёта-фактуры налоговая может отказать покупателю в вычете, даже если поставка реально состоялась и оплачена.

Кто выставляет счёт-фактуру

Обязанность выставлять счёт-фактуру лежит прежде всего на плательщиках НДС — это большинство организаций и ИП на общей системе налогообложения (ОСНО).

Кто обязан

• Плательщики НДС при реализации товаров, работ, услуг и имущественных прав.
• Продавцы при получении аванса (предоплаты) в счёт будущей поставки.
• Налоговые агенты по НДС (например, при аренде госимущества).
• Лица, выставившие документ с выделенным НДС, даже если они не обязаны платить этот налог.

Кто, как правило, не выставляет

• ИП и ООО на УСН — по общему правилу они не плательщики НДС.
• Налогоплательщики, освобождённые от НДС по соответствующим основаниям.
• Розничные продавцы, выдающие кассовый чек физлицам.

Важный нюанс 2026 года: правила для упрощёнки продолжают меняться, и часть бизнеса на УСН с высоким оборотом может становиться плательщиком НДС. Если ваш доход превышает установленный порог (ориентировочно несколько десятков млн ₽ в год — уточняйте актуальные значения по своему лимиту), статус по НДС стоит проверить отдельно. А если вы добровольно выделили НДС в документе, заплатить его в бюджет и подать декларацию придётся в любом случае.

Сроки: правило пяти дней

Ключевой срок — пять календарных дней. Счёт-фактуру нужно выставить в течение пяти дней с даты одного из событий:

Дни считаются календарные, включая выходные. Если поставок несколько и они идут регулярно одному покупателю, допускается выставлять одну счёт-фактуру по итогам месяца — но также в пределах пяти дней с последнего дня этого месяца. Электронный документооборот (ЭДО) помогает не пропустить срок: дата подписания фиксируется автоматически.

Обязательные реквизиты

Перечень обязательных реквизитов установлен Налоговым кодексом. Ошибка в ключевых полях — повод для отказа в вычете. Минимально в счёте-фактуре должны быть:

1. Порядковый номер и дата составления.
2. Наименование, адрес, ИНН продавца и покупателя.
3. Наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя (для товаров).
4. Номер платёжно-расчётного документа при авансе.
5. Наименование товаров, работ, услуг, единица измерения и количество.
6. Цена за единицу без налога.
7. Стоимость без налога, налоговая ставка и сумма НДС.
8. Стоимость с учётом налога.
9. Страна происхождения и регистрационный номер декларации — для импортных товаров.
10. Код вида товара при вывозе в страны ЕАЭС.

Документ подписывают руководитель и главный бухгалтер либо уполномоченные лица; ИП подписывает сам и указывает реквизиты своего свидетельства о регистрации. В электронном виде используется усиленная квалифицированная подпись.

Пример шапки (вымышленные данные)

• Продавец: ООО «Ромашка», ИНН 7700000001, ОГРН 1107700000001.
• Покупатель: ИП Петров, ИНН 7700000002.
• Счёт-фактура № 142 от 22.05.2026.

Незначительные опечатки, которые не мешают идентифицировать стороны, товар, ставку и сумму налога, обычно не лишают права на вычет. Но ошибки в ИНН, ставке или сумме НДС считаются критичными.

Связь с книгой продаж и расчётом НДС

Счёт-фактура — это начальное звено цепочки, по которой движется НДС.

• Продавец регистрирует выставленную счёт-фактуру в книге продаж. Итог по книге формирует сумму начисленного НДС.
• Покупатель регистрирует полученную счёт-фактуру в книге покупок. Итог формирует сумму НДС к вычету.
• В декларации по НДС данные из книг попадают в соответствующие разделы, и налоговая сверяет их между контрагентами автоматически.

Если у продавца в книге продаж нет записи, а покупатель заявил вычет, система ФНС увидит «разрыв» и направит требование пояснений. Поэтому важны и корректность реквизитов, и своевременная регистрация документа.

Корректировочная и исправленная счёт-фактура

Не путайте два документа:

• Корректировочная счёт-фактура составляется при изменении стоимости или количества по согласованию сторон (например, скидка задним числом или возврат части товара).
• Исправленная счёт-фактура нужна, когда в исходной допущена ошибка в реквизитах.

Оба документа также регистрируются в книгах и влияют на итоговую сумму НДС за период.

Коротко о главном

Счёт-фактура — обязательный документ для плательщиков НДС: её выставляют в течение пяти дней с отгрузки, оказания услуги или получения аванса, заполняя все обязательные реквизиты. От её корректности зависит право покупателя на вычет и отсутствие вопросов от ФНС по книге продаж и покупок. Следите за статусом по НДС, особенно если работаете на УСН с растущим оборотом, и уточняйте актуальные пороги и ставки.

DocsFlow помогает автоматизировать выпуск счетов, УПД и договоров, контролировать сроки в календаре и не пропускать те самые пять дней.