Товарная накладная ТОРГ-12: как заполнить

Товарная накладная ТОРГ-12 — это первичный документ, который подтверждает факт передачи товара от продавца покупателю. От правильности её заполнения зависит, примет ли покупатель расходы к учёту и не возникнет ли спор при налоговой проверке.

Что такое ТОРГ-12 и когда она нужна

ТОРГ-12 оформляют при продаже товаров (не услуг и не работ) между организациями и ИП. Документ составляют в двух экземплярах: один остаётся у продавца, второй передают покупателю вместе с товаром.

Накладная нужна, чтобы:

• подтвердить переход права собственности на товар;
• обосновать списание товара со склада продавца;
• дать покупателю основание оприходовать товар и принять расходы;
• зафиксировать количество, цену и сумму поставки.

С 2013 года унифицированная форма ТОРГ-12 не обязательна. Компания может разработать собственный бланк, но он должен содержать все обязательные реквизиты первичного документа. На практике большинство малых ИП и ООО продолжают использовать привычную форму ТОРГ-12, потому что её узнают контрагенты и бухгалтерские программы.

Обязательные реквизиты накладной

Чтобы документ имел юридическую силу, в нём должны присутствовать реквизиты из статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Их отсутствие — самый частый повод для отказа в признании расходов.

Если поставщик и грузоотправитель — одно лицо, в графе грузоотправителя пишут «он же». Так же поступают, если плательщик и грузополучатель совпадают.

Как заполнить ТОРГ-12: пошагово

Шапка документа

1. Укажите номер накладной и дату. Нумерация сквозная в пределах года, без пропусков.
2. Заполните данные поставщика: наименование, адрес, ИНН. Например, ООО «Ромашка», ИНН 7700000001, ОГРН 1107700000001.
3. Заполните данные плательщика и грузополучателя — например, ИП Петров, ИНН 7700000002.
4. Сошлитесь на основание — договор поставки или счёт, его номер и дату.

Табличная часть

В строки таблицы вносят каждую позицию товара отдельно:

• наименование и характеристика товара;
• код (артикул), если используется;
• единица измерения (шт., кг, упак.) и её код по ОКЕИ;
• количество мест и масса;
• цена без НДС за единицу;
• сумма без НДС;
• ставка и сумма НДС (для плательщиков НДС);
• сумма с учётом НДС.

Под таблицей указывают итоги: общее количество мест, массу брутто и нетто, а также общую сумму прописью. Сумму прописью пишут с заглавной буквы, копейки — цифрами.

Подписи и реквизиты сторон

Со стороны продавца накладную подписывают три лица: тот, кто разрешил отпуск груза (руководитель), кто отпустил груз (кладовщик), и главный бухгалтер. Если эти функции выполняет один человек — например, сам ИП, — допустимо одна подпись с пометкой.

Покупатель ставит подпись в графе «Груз получил». Подписать может руководитель, материально ответственное лицо или работник по доверенности — тогда указывают её номер и дату.

ТОРГ-12, УПД и счёт-фактура: что выбрать

У бизнеса есть выбор между двумя схемами оформления отгрузки.

• ТОРГ-12 плюс счёт-фактура. Накладная подтверждает передачу товара, счёт-фактура даёт право на вычет НДС. Это два отдельных документа.
• УПД (универсальный передаточный документ). Объединяет функции накладной и счёта-фактуры. Удобен плательщикам НДС, поскольку сокращает документооборот вдвое.

ИП и ООО на УСН или патенте обычно не выставляют счета-фактуры, поэтому им достаточно одной ТОРГ-12 или УПД со статусом «1» без выделения НДС. Условия применения спецрежимов в 2026 году (например, лимиты дохода для УСН — порядка 450 млн ₽, точные значения уточняйте в актуальной редакции НК РФ) влияют на то, нужен ли вам НДС в документах.

С 2026 года всё больше поставок оформляют через электронный документооборот (ЭДО). Электронная ТОРГ-12 и электронный УПД имеют формат, утверждённый ФНС, и подписываются усиленной квалифицированной подписью. Бумажные оригиналы при этом не нужны.

Типичные ошибки и как их избежать

• Расхождение дат. Дата накладной должна соответствовать дате фактической отгрузки, а не дате договора или оплаты.
• Нет расшифровки подписи. Подпись без указания должности и Ф. И. О. налоговая может не принять.
• Незаполненные графы грузоотправителя/грузополучателя. Пустые поля вместо «он же» создают сомнения в реальности сделки.
• Ошибка в сумме прописью. Цифры и прописная сумма должны совпадать до копейки.
• Поставка услуг по ТОРГ-12. Для работ и услуг используют акт, а не товарную накладную.

Проверяйте ИНН и реквизиты контрагента до подписания: ошибка в ИНН делает документ дефектным и грозит снятием расходов.

Вывод

ТОРГ-12 остаётся базовым документом при продаже товаров: главное — заполнить все обязательные реквизиты, корректно проставить даты и подписи и выбрать удобную схему (отдельная накладная и счёт-фактура либо единый УПД). Сервис DocsFlow помогает автоматически формировать ТОРГ-12, УПД и счета с верными реквизитами, вести сквозную нумерацию и не пропускать налоговые сроки по календарю.