УПД: образец и правила заполнения
Как заполнить универсальный передаточный документ: статусы 1 и 2, обязательные поля, образец, замена акта и счёта-фактуры и частые ошибки при оформлении.
5 мая 2026 г. · 4 мин чтения
Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет первичный документ и счёт-фактуру в одной форме. Заполнить его несложно, если понимать, какие поля обязательны и какой статус выбрать. Разберём структуру УПД, приведём образец заполнения и покажем, где чаще всего ошибаются.
Что такое УПД и зачем он нужен
УПД — это форма, рекомендованная ФНС, которая позволяет вместо двух документов (накладной или акта плюс счёт-фактуры) оформить один. Логика простая: один факт хозяйственной жизни — один закрывающий документ. Это сокращает количество бумаг и снижает риск расхождений между накладной и счётом-фактурой.
Документ применяют при отгрузке товара, передаче результата работ или оказании услуг. Подробнее о том, чем УПД отличается от акта и счёта-фактуры, мы рассказывали отдельно — здесь сосредоточимся на самом заполнении.
Статусы УПД: 1 или 2
Первое, что нужно решить перед заполнением, — какой статус указать в левом верхнем углу формы. От этого зависит, какие поля придётся заполнять.
- Статус 1 — документ работает и как первичный, и как счёт-фактура. Выбирают плательщики НДС. Заполняются все строки, включая налоговые поля.
- Статус 2 — документ работает только как первичный (заменяет накладную или акт), без функции счёта-фактуры. Подходит ИП и ООО на УСН или патенте, которые не платят НДС.
| Признак | Статус 1 | Статус 2 |
|---|---|---|
| Заменяет счёт-фактуру | Да | Нет |
| Заменяет накладную/акт | Да | Да |
| Поля по НДС | Заполняются | Можно не заполнять |
| Для кого | Плательщики НДС | Спецрежимы без НДС |
Если вы на спецрежиме и случайно поставили статус 1, документ всё равно будет считаться первичным, но появятся лишние налоговые поля. Проще сразу выбрать статус 2 и не путать контрагента.
Обязательные поля УПД
Поскольку УПД совмещает два документа, в нём есть и реквизиты первички, и реквизиты счёта-фактуры. Базовый набор стабилен, но конкретные формулировки и ставки стоит уточнять по актуальной редакции — правила периодически меняются.
| Блок | Что указывают |
|---|---|
| Статус | 1 или 2 в верхнем углу |
| Номер и дата | Сквозной номер и дата составления |
| Продавец | Наименование, ИНН, адрес |
| Покупатель | Наименование, ИНН, адрес |
| Грузоотправитель/грузополучатель | Для товаров; для услуг — прочерк |
| Основание | Договор, счёт, заказ |
| Таблица товаров/услуг | Наименование, количество, цена, сумма |
| НДС | Ставка и сумма (для статуса 1) |
| Подписи и должности | Кто отгрузил, кто принял, ответственные лица |
| Даты отгрузки и приёмки | Когда передано и когда получено |
Поля, которые часто пропускают
- Основание (графа «Основание передачи») — без ссылки на договор или счёт документ «висит в воздухе».
- Должности и расшифровки подписей — формальные, но обязательные поля; пустые строки вызывают вопросы при проверке.
- Даты отгрузки и получения — именно они фиксируют момент признания выручки и расхода.
Образец заполнения (статус 2)
Покажем на условном примере. ООО «Ромашка» (ИНН 7700000001) отгружает товар ИП Петрову по договору поставки. НДС стороны не платят, поэтому статус — 2.
- Статус: 2.
- Номер и дата: УПД № 14 от 05.05.2026.
- Продавец: ООО «Ромашка», ИНН 7700000001, ОГРН 1107700000001, адрес — г. Энск, ул. Цветочная, 1.
- Покупатель: ИП Петров П.П., ИНН 7700000002.
- Основание: Договор поставки № 5 от 01.05.2026.
- Таблица: «Комплектующие, артикул А-100» — 10 шт. по 1 000 ₽, итого 10 000 ₽; в графе НДС — «Без НДС».
- Подписи: со стороны продавца — директор и лицо, отгрузившее товар; со стороны покупателя — ИП Петров, дата приёмки.
Суммы и реквизиты здесь иллюстративные. Перед отправкой контрагенту сверьте наименование товара с договором и счётом, иначе расход могут не признать.
Что меняется в статусе 1
Если стороны работают с НДС, к этому же документу добавляются:
- ставка НДС в таблице (например, основная ставка — уточняйте актуальное значение);
- сумма НДС отдельной графой;
- итог с НДС;
- подпись лица, ответственного за оформление счёта-фактуры.
Частые ошибки при заполнении
- Задвоение со счётом-фактурой. Если выставлен УПД статус 1, отдельный счёт-фактуру на ту же поставку оформлять нельзя — вычет НДС задвоится.
- Неверный статус. Спецрежимник ставит статус 1 и зря заполняет налоговые поля; плательщик НДС ставит статус 2 и теряет право контрагента на вычет.
- Расхождение с договором. Наименование в таблице должно совпадать с формулировками договора и счёта.
- Сбитая нумерация. Дубли и пропуски в номерах привлекают внимание при сверке. Ведите единый сквозной реестр.
- Нет подписи приёмки. Без подписи покупателя и даты получения документ односторонний и слабо защищает в споре.
Если вы только настраиваете документооборот, полезно сначала разобраться, как выставить счёт от ИП и ООО: счёт идёт перед поставкой, а УПД закрывает сделку.
УПД в электронном виде
В ЭДО УПД передаётся одним файлом в утверждённом ФНС формате, а подписи обеих сторон ставятся электронной подписью. Это удобно: статусы видны сразу, документ нельзя потерять, а нумерация ведётся автоматически. О том, как подключить ЭДО, мы писали отдельно. Управлять договорами и закрывающими документами проще в едином сервисе, где видны связи между ними.
Итог
УПД заполняется по тем же правилам, что и накладная или акт, плюс реквизиты счёта-фактуры — если выбран статус 1. Главное: правильно определить статус, указать все обязательные поля, привязать документ к договору, не дублировать счёт-фактуру и вести сквозную нумерацию. Для спецрежима без НДС достаточно статуса 2, для работы с НДС нужен статус 1.
Вести счета, УПД, акты и договоры в одном месте — с автоматической нумерацией и налоговым календарём — помогает DocsFlow.
Попробуйте DocsFlow
Счета, договоры, оптимизация налоговой базы и календарь — в одном сервисе. Бесплатно на старте.
Начать бесплатно
