Отчёт ЕФС-1: что включает и в какие сроки сдавать

С 2023 года четыре прежних отчёта (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС) объединены в единую форму ЕФС-1, которую сдают в Социальный фонд России (СФР). Главная сложность в том, что это не один отчёт с одним сроком, а конструктор из разделов с разными дедлайнами. Разберём, из чего состоит ЕФС-1 и когда подавать каждый блок в 2026 году.

Что такое ЕФС-1 и кто его сдаёт

ЕФС-1 — это «Единая форма сведений», в которой работодатель отчитывается перед СФР о персонифицированных данных и взносах на травматизм. Подавать её обязаны все страхователи, у которых есть застрахованные лица:

• организации (ООО) с наёмными сотрудниками;
• ИП с работниками по трудовым договорам;
• заказчики по договорам ГПХ (подряд, оказание услуг), если по ним начисляются взносы.

ИП без сотрудников и без договоров ГПХ форму не сдаёт — обязанность привязана к наличию застрахованных лиц, а не к самому статусу предпринимателя.

Структура формы: разделы и подразделы

Ключевая идея ЕФС-1 — вы сдаёте не всю форму целиком, а только те разделы, по которым в отчётном периоде было событие. Форма делится на два больших раздела.

Раздел 1 — сведения о трудовой деятельности и стаже

Это «бывшие» СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3. Внутри несколько подразделов:

• Подраздел 1.1 — кадровые мероприятия (приём, увольнение, перевод, переименование, заключение и расторжение договора ГПХ). Аналог старого СЗВ-ТД.
• Подраздел 1.2 — сведения о страховом стаже. Подаётся раз в год.
• Подраздел 1.3 — для отдельных категорий (например, госучреждения).
• Подраздел 2 — дополнительные взносы на накопительную пенсию (бывший ДСВ-3).

Раздел 2 — взносы на травматизм

Это «бывший» 4-ФСС: данные по взносам на обязательное страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Сюда же относятся подразделы с расчётом базы и сведениями о результатах спецоценки условий труда.

Сроки сдачи в 2026 году

Самая частая ошибка — считать, что у ЕФС-1 один срок. На деле дедлайны зависят от подраздела и события. Ниже — ориентировочная сводка; перед сдачей уточняйте актуальные даты с учётом переносов выходных.

Главное о сроках

1. Приём и увольнение — самый жёсткий дедлайн. Сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за изданием приказа. Тот же срок действует для заключения и расторжения договора ГПХ.
2. Перевод и переименование можно отразить спокойнее — до 25-го числа следующего месяца.
3. Раздел по травматизму сдаётся ежеквартально: за 1 квартал — в апреле, за полугодие — в июле, за 9 месяцев — в октябре, за год — в январе.
4. Стаж (подраздел 1.2) — годовая история, срок ориентировочно до 25 января.

Как заполнять: типовые ситуации

Покажем логику на условном примере. Допустим, компания «Ромашка» (ИНН 7700000001, ОГРН 1107700000001) приняла на работу нового менеджера 2 марта 2026 года.

• 2 марта издан приказ о приёме.
• 3 марта (следующий рабочий день) компания подаёт подраздел 1.1 с мероприятием «приём».
• Раздел по травматизму при этом не трогают — он пойдёт отдельно по итогам квартала.

Если в том же месяце ИП Петров заключил с этим же человеком ещё и договор ГПХ, по дате заключения договора снова подаётся подраздел 1.1 — но уже с соответствующим типом мероприятия.

Нулевой отчёт

Раздел 2 (травматизм) сдаётся ежеквартально даже при отсутствии выплат — в этом случае подаётся нулевая форма. А вот подраздел 1.1 «вхолостую» не подают: нет кадрового события — нет и отчёта за период.

Формат и способ сдачи

• Отчёт направляется в СФР (не в ФНС — взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ идут через единый налоговый платёж и отражаются в РСВ, это другая отчётность).
• При численности застрахованных свыше порогового значения (ориентировочно 10 человек) — только электронно, с УКЭП.
• При меньшей численности допускается бумажный вариант, но электронная подача всё равно удобнее и снижает риск ошибок.

Чем грозят ошибки и просрочки

• Штраф за непредставление персонифицированных сведений — фиксированная сумма за каждое застрахованное лицо.
• Штраф по разделу о травматизме — процент от суммы взносов, как в прежнем 4-ФСС.
• Административная ответственность должностного лица за нарушение сроков подраздела 1.1.

Поскольку «кадровый» срок — следующий рабочий день, любое опоздание видно сразу, поэтому приёмы и увольнения нужно фиксировать в день издания приказа.

Коротко о главном

ЕФС-1 — это не один отчёт, а набор подразделов с разными сроками: кадровые события (приём/увольнение) подаются почти моментально, переводы — помесячно, стаж — раз в год, травматизм — ежеквартально. Держать все эти даты в голове по каждому сотруднику тяжело — удобнее, когда сроки и кадровые события собраны в одном месте.

DocsFlow помогает не пропустить ни одной даты: встроенный налоговый календарь заранее напоминает о квартальных и годовых отчётах, а учёт документов и сотрудников ведётся по каждому юрлицу отдельно. Даты и пороги в статье — ориентировочные, перед сдачей уточняйте актуальные значения на сайте СФР с учётом переносов выходных в 2026 году.

Попробовать DocsFlow бесплатно →