6-НДФЛ: как заполнить и когда сдавать

Расчёт 6-НДФЛ — это обязательная отчётность налогового агента: любой работодатель, который платит зарплату, вознаграждения по договорам ГПХ или дивиденды, отчитывается перед инспекцией о начисленном и удержанном налоге на доходы физлиц. Разберём, из чего состоит форма, в какие сроки её сдают в 2026 году и где чаще всего ошибаются.

Кто и когда обязан сдавать 6-НДФЛ

Расчёт сдают организации и ИП, которые в отчётном периоде выплачивали доходы физлицам и удерживали с них НДФЛ. Это касается:

• штатных сотрудников по трудовым договорам;
• исполнителей по договорам ГПХ (подряд, услуги, авторские);
• арендодателей-физлиц, если арендуете у них помещение или авто;
• получателей дивидендов, если ваше ООО распределяет прибыль.

ИП на патенте или УСН без работников и без выплат физлицам расчёт не сдают вовсе. Как только появляется первый сотрудник или первая выплата по ГПХ — вы становитесь налоговым агентом и обязаны отчитываться до конца года, даже если человек уволился в первом квартале.

Способ сдачи

Если численность физлиц, получивших доход, составляет до 10 человек, можно сдавать на бумаге. При 10 и более — только в электронном виде по ТКС. Большинство малых ООО и ИП укладываются в бумажный лимит, но электронная подача всё равно удобнее: меньше риск опечаток и есть протокол приёма.

Сроки сдачи в 2026 году

Расчёт сдают нарастающим итогом за квартал, полугодие, девять месяцев и год. С учётом единого срока сдачи отчётности (25-е число) ориентировочные даты такие. Уточняйте актуальные значения в производственном календаре, так как при выпадении на выходной срок сдвигается на ближайший рабочий день.

Главная особенность: именно к годовому расчёту прикладываются приложения со сведениями о доходах и налогах по каждому физлицу — это аналог прежней справки 2-НДФЛ. Отдельно их больше не сдают.

Структура расчёта: разделы 1 и 2

Форма состоит из титульного листа и двух разделов. Логика часто путает новичков, поэтому держите в голове простое правило: раздел 1 — про сроки перечисления, раздел 2 — про общие итоги года.

Раздел 1 — НДФЛ к перечислению по срокам

Здесь показывают суммы налога, которые нужно перечислить в бюджет в течение отчётного периода, разбитые по срокам уплаты. С 2023 года НДФЛ удерживают при каждой выплате (и аванса, и окончательной зарплаты), а перечисляют через единый налоговый счёт по установленным датам. В разделе 1 эти суммы группируют по периодам удержания внутри квартала.

Раздел 2 — обобщённые показатели

Раздел 2 заполняют нарастающим итогом с начала года по каждой налоговой ставке. Ключевые строки:

1. Общая сумма начисленного дохода физлицам.
2. Сумма налоговых вычетов.
3. Исчисленный НДФЛ.
4. Удержанный НДФЛ.
5. Не удержанный налог (если есть).

Поскольку с 2025 года действует прогрессивная шкала НДФЛ, доходы по разным ставкам показывают в отдельных блоках раздела 2. Базовая ставка для большинства зарплат — 13 процентов до определённого годового порога, выше — повышенная ставка. Конкретные пороги и ставки уточняйте, так как они периодически индексируются.

Как заполнить: пошаговый порядок

На примере условного ООО «Ромашка» (ИНН 7700000001, ОГРН 1107700000001) с тремя сотрудниками порядок такой:

1. Соберите данные за период. Все начисления, вычеты, удержанный и перечисленный налог по каждой выплате.
2. Заполните титульный лист. Период, код инспекции, ОКТМО, реквизиты агента. Один из частых сбоев — расчёт по обособленному подразделению сдают с ОКТМО головного офиса.
3. Заполните раздел 2. Сводные суммы нарастающим итогом по каждой ставке.
4. Заполните раздел 1. Налог по срокам перечисления внутри квартала.
5. Сверьте контрольные соотношения. Удержанный НДФЛ в 6-НДФЛ должен биться с уведомлениями и платежами по ЕНС.
6. К годовому расчёту добавьте сведения о доходах по каждому физлицу.

Типичные ошибки и штрафы

Чаще всего инспекция присылает требования из-за расхождений между расчётом, уведомлениями об исчисленных суммах и фактическими перечислениями на ЕНС. Также встречаются:

• неверный пересчёт вычетов на детей при смене дохода;
• неотражённые выплаты по ГПХ и аренде у физлиц;
• путаница между датой удержания и датой перечисления;
• нулевой доход в разделе 2 при заполненном разделе 1.

Что касается ответственности:

• за несдачу расчёта вовремя — штраф за каждый полный и неполный месяц просрочки;
• за просрочку свыше 20 рабочих дней инспекция вправе заблокировать расчётный счёт;
• за недостоверные сведения — отдельный штраф за каждый документ с ошибкой.

Размеры санкций уточняйте по актуальной редакции НК РФ. Если вы сами нашли ошибку и подали уточнённый расчёт до того, как её обнаружила инспекция, штрафа за недостоверные данные можно избежать.

Итог

6-НДФЛ — регулярная отчётность с жёсткими сроками: четыре раза в год к 25-му числу, причём годовой расчёт включает персональные сведения о доходах. Ключ к спокойной сдаче — аккуратный учёт каждой выплаты и сверка с данными ЕНС. DocsFlow помогает держать выплаты физлицам, начисления и налоговый календарь в одном месте, заранее напоминая о сроках сдачи 6-НДФЛ и формируя сопутствующие документы.