Какие расходы можно учесть на УСН «Доходы минус расходы»

На УСН «Доходы минус расходы» налог платится с прибыли, поэтому каждый рубль расходов прямо снижает сумму к уплате. Но списать «всё подряд» нельзя: Налоговый кодекс жёстко ограничивает, какие именно затраты уменьшают базу. Разберём, что можно учесть, что нельзя и при каких условиях.

Закрытый перечень: главное правило

Ключевое отличие УСН 15% от общей системы — расходы признаются только по закрытому перечню из статьи 346.16 НК РФ. Если затраты нет в этом списке, уменьшить на неё налог нельзя, какой бы обоснованной она ни была. На налоге на прибыль перечень открытый, на упрощёнке — закрытый. Это нужно держать в голове постоянно.

Что обычно попадает в перечень и встречается у большинства предпринимателей:

• товары для перепродажи (списываются по мере реализации);
• сырьё и материалы для производства;
• зарплата сотрудников, отпускные, больничные за счёт работодателя;
• страховые взносы за работников и фиксированные взносы ИП;
• аренда помещений, оборудования, транспорта;
• основные средства и нематериальные активы;
• услуги связи, интернет, банковское обслуживание и комиссии эквайринга;
• расходы на бухгалтерские, юридические, аудиторские услуги;
• налоги и сборы (кроме самого налога по УСН);
• лицензии, обязательная сертификация, ККТ и фискальные накопители;
• ГСМ, ремонт и содержание служебного транспорта;
• проценты по кредитам и займам.

Три условия признания расхода

Даже расход из перечня не уменьшит налог автоматически. Должны одновременно выполняться три условия:

1. Обоснованность. Затрата связана с деятельностью и направлена на получение дохода. Покупка кофемашины в офис кафе обоснована, в офис IT-компании — спорна.
2. Документальное подтверждение. Есть первичка: акт, УПД, товарная накладная, счёт, кассовый чек. Без документа расхода для налоговой не существует.
3. Оплата. Расход фактически оплачен. УСН работает кассовым методом: пока деньги не ушли поставщику, расхода нет.

Из-за третьего условия критично вовремя собирать закрывающие документы. Оплатили услугу, но не получили акт — расход «повиснет». Поэтому привычка ежемесячно закрывать месяц и сверять первичку напрямую экономит деньги на налогах.

Особый порядок: товары и основные средства

Не все расходы списываются «по факту оплаты». Для двух категорий действуют специальные правила.

Товары для перепродажи

Списываются по мере реализации покупателю, а не когда вы заплатили поставщику. Если закупили партию на 500 000 ₽, а продали половину — в расходы за период идёт только стоимость проданной половины. Остаток лежит «в запасах» и ждёт продажи. Это самая частая ошибка новичков: они списывают всю закупку сразу и занижают налог.

Основные средства

Имущество дороже лимита, отнесённого к основным средствам (станок, автомобиль, дорогое оборудование), списывается не сразу, а равными долями в течение года приобретения — по отчётным периодам до конца календарного года. Купили оборудование в I квартале — спишете его четырьмя равными частями по итогам каждого квартала. Купили в IV квартале — всю сумму спишете единовременно в конце года.

Цифры показывают механику, конкретный лимит отнесения к ОС и порядок уточняйте по актуальной редакции НК.

Что списать нельзя

Часть популярных трат в перечень не входит или входит с серьёзными ограничениями:

• представительские расходы — на УСН не учитываются вообще;
• штрафы, пени и неустойки по договорам и в бюджет;
• личные траты предпринимателя, не связанные с бизнесом;
• некоторые виды рекламы сверх установленных лимитов;
• выплаты дивидендов учредителям;
• аванс поставщику до получения товара или услуги (нет факта реализации/оказания);
• стоимость безвозмездно полученного имущества.

Перед тем как уменьшать базу на спорный расход, проверьте, есть ли он в статье 346.16 и нет ли по нему отдельных ограничений. О том, как законно работать с затратами и связанными контрагентами, — в материале про оптимизацию налоговой базы.

Документы: чем подтверждать расход

Для каждого типа затрат нужен свой комплект первички. Ориентир:

Без подтверждающего документа налоговая снимет расход при проверке, доначислит налог и пени. Поэтому документооборот удобно вести в электронном виде — это исключает потерю бумаг, см. как подключить ЭДО. Все признанные расходы фиксируются в книге учёта доходов и расходов (КУДиР), которую могут запросить при проверке.

Типичные ошибки

Списывать товар при закупке. Только по мере продажи — это правило №1 для торговли.

Учитывать расходы не из перечня. Самая дорогая ошибка: при проверке такие суммы снимут целиком.

Терять первичку. Оплата по банку без акта или накладной расход не подтверждает.

Списывать аванс поставщику. Пока товар не получен или услуга не оказана, расхода нет.

Забывать про минимальный налог. Даже накрутив расходы до убытка, по итогам года придётся заплатить 1% от доходов — «обнулить» налог на этом режиме не выйдет.

Коротко

На УСН «Доходы минус расходы» можно учесть только расходы из закрытого перечня статьи 346.16 НК, при условии обоснованности, оплаты и документального подтверждения. Товары списываются по мере продажи, основные средства — долями в течение года. Спорные траты сверяйте с актуальной редакцией кодекса и позицией ФНС, поскольку правила периодически меняются.

DocsFlow ведёт учёт доходов и расходов по каждому юрлицу, подтягивает банковские операции и хранит закрывающие документы (счета, УПД, акты, договоры), а календарь напоминает о сроках авансов — так база по УСН считается корректно, а первичка не теряется.

Попробовать DocsFlow бесплатно →