НДФЛ за сотрудников: расчёт и уплата

НДФЛ за сотрудников — это налог на доходы физических лиц, который работодатель удерживает из зарплаты и перечисляет в бюджет. Сам работодатель здесь выступает налоговым агентом: ошибки в расчёте или просрочка платежа грозят штрафами и пенями именно ему, а не работнику. Разберём, как всё посчитать правильно в 2026 году.

Кто и за кого платит НДФЛ

Налоговым агентом по НДФЛ становится любая организация или ИП, которые выплачивают доход физлицам. Это касается не только штатных сотрудников по трудовому договору, но и исполнителей по договорам ГПХ (подряд, оказание услуг).

Ключевой принцип: налог — это деньги работника, а не работодателя. Работодатель лишь удерживает сумму из дохода и переводит её государству. Поэтому платить НДФЛ «из своего кармана» сверх удержанного нельзя — это прямо запрещено, и такой платёж не зачтётся.

Исключение — самозанятые и другие ИП-исполнители: за них НДФЛ удерживать не нужно, они платят налоги сами. Подробнее о различиях — в материале про работу с самозанятыми.

Ставки НДФЛ в 2026 году

С 2025 года в России действует прогрессивная шкала НДФЛ для резидентов. Ставка зависит от размера годового дохода, и повышенный процент применяется только к сумме превышения, а не ко всему доходу.

Для нерезидентов РФ обычно применяется отдельная ставка (как правило, выше базовой). Конкретные границы и проценты ежегодно уточняются — сверяйте актуальные значения на сайте ФНС перед расчётом зарплаты.

Пример расчёта

Сотрудник «Вашей компании» получает оклад 80 000 ₽ в месяц. Если у него нет вычетов, расчёт за месяц выглядит так:

• НДФЛ: 80 000 × 13% = 10 400 ₽
• На руки: 80 000 − 10 400 = 69 600 ₽

Пока годовой доход не превысил 2,4 млн ₽, применяется ставка 13%. Как только накопленный с начала года доход перейдёт порог, к части превышения работодатель начнёт считать налог по 15%.

Налоговые вычеты

Вычеты уменьшают налоговую базу, то есть сумму, с которой считается НДФЛ. Самые частые в работе с сотрудниками:

1. Стандартные — на детей. Вычет предоставляется на каждого ребёнка до достижения работником определённого годового лимита дохода.
2. Имущественные — при покупке жилья, если сотрудник принёс уведомление из налоговой.
3. Социальные — на лечение, обучение, спорт, также по уведомлению.

Пример: оклад 80 000 ₽, у сотрудника двое детей. Допустим, суммарный детский вычет — 5 800 ₽. База: 80 000 − 5 800 = 74 200 ₽. НДФЛ: 74 200 × 13% = 9 646 ₽. Экономия работника — 754 ₽ в месяц.

Размеры детских вычетов и лимиты дохода с 2025 года пересматривались, поэтому актуальные суммы уточняйте отдельно. Вычет применяется только при наличии заявления и подтверждающих документов от работника.

Сроки уплаты НДФЛ

С 2024 года НДФЛ перечисляется дважды в месяц, и сроки привязаны к периодам удержания налога.

Налог уплачивается на единый налоговый счёт (ЕНС) в составе единого налогового платежа. Чтобы ФНС знала, какую сумму отнести именно к НДФЛ, перед уплатой нужно подать уведомление об исчисленных суммах — тоже дважды в месяц. Без уведомления деньги «зависнут» на ЕНС и налог будет считаться неуплаченным. Подробнее о механизме — в статье про ЕНС и ЕНП.

Отчётность по НДФЛ

Основной отчёт работодателя — 6-НДФЛ. Он показывает, сколько дохода начислено, сколько налога исчислено, удержано и перечислено.

• Ежеквартально — за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев.
• По итогам года — годовая форма с приложением, где отражаются сведения о доходах и налоге по каждому работнику (бывшая справка 2-НДФЛ).

Сдают 6-НДФЛ в электронном виде, если численность получателей дохода превышает установленный порог. Сроки сдачи отчётности удобно держать в одном месте — общий обзор дат есть в налоговом календаре 2026.

Частые ошибки работодателей

• Путают сроки уплаты и платят раз в месяц вместо двух периодов — налог считается просроченным.
• Забывают подать уведомление об исчисленных суммах, из-за чего платёж не распределяется на НДФЛ.
• Применяют вычеты без документов — при проверке налог пересчитают и доначислят.
• Не удерживают НДФЛ с выплат по ГПХ физлицам, ошибочно считая их «как самозанятых».
• Платят НДФЛ из средств компании заранее, до удержания у работника — такой платёж не признаётся налогом.

Вывод

НДФЛ за сотрудников требует аккуратности на каждом шаге: верно определить ставку по прогрессивной шкале, учесть вычеты, удержать налог, вовремя подать уведомление и перечислить деньги в два срока, а затем отчитаться по 6-НДФЛ. Любой пропуск оборачивается штрафом для работодателя, поэтому сверяйте актуальные ставки, лимиты вычетов и даты на сайте ФНС.

DocsFlow помогает держать под контролем зарплатные расходы и налоговые сроки: учёт выплат, документы по сотрудникам и налоговый календарь с напоминаниями не дадут пропустить очередной платёж по НДФЛ.

Попробовать DocsFlow бесплатно →